入退室管理システムを利用すると、建物のセキュリティを強化でき、入退室の記録をセキュリティ対策や業務効率化に活かせます。入退室管理システムにはさまざまな機能がありますが、どのようなものがあるかわからない方もいるでしょう。

本記事では、入退室管理システムの便利な機能を7つ紹介します。入退室管理システムを導入するメリットや導入時の注意点、選び方のポイントもぜひ参考にしてください。

入退室管理システムとは

入退室管理システムは「誰が・いつ・どこで」入退室したか記録できるため、セキュリティ対策として効果的です。また、入退室管理は部外者の侵入防止や情報漏えい対策だけでなく、従業員の勤務状況の把握などにも役立ちます。

入退室時に扉を解錠するための認証方法には、以下の4つがあります。

• テンキー：暗証番号をテンキーで入力して解錠する認証方法
• スマートフォン：専用アプリをインストールしたスマートフォンで解錠する認証方法
• ICカード：社員証や交通系ICカードなどをリーダーにかざして解錠する認証方法
• 生体認証：指紋・顔・静脈・虹彩などの個人特有の特徴を使って解錠する認証方法

入退室管理システムの7つの機能

入退室管理システムの主な機能を7つ紹介します。入退室管理システムには、セキュリティを強化するための機能が豊富です。機能の詳細をみていきましょう。

1.共連れ検出

共連れ検出は、⼊室した記録がない⼈物の退室を拒否する機能です。また、監視カメラを併用すると、監視映像から共連れを検出できます。

共連れとは、入室の許可があり扉の認証を通過した人物と、入室を許可されていない人物が一緒に入室する不正行為です。共連れには、部外者が侵入するケースと、入室を許可された人物が部外者を引き入れるケースがあります。

2.マルチ認証

マルチ認証は、複数の認証方法を組み合わせて利用できる機能です。個人情報や機密情報が保管されている部屋など、高いセキュリティが必要な場所で役立ちます。

例えば、ICカード認証はカードの盗難や偽造が行われるリスクがありますが、偽造やなりすましを防止できる生体認証を組み合わせるとセキュリティを強化できます。また、入室側と退室側で認証方法を変更できるため、より厳重なセキュリティ対策が可能です。

3.2名同時認証

2名同時認証は、2名が同時に認証を受けなければ入室できない機能です。部屋には必ず2名以上が入室している状況になるため、部外者への対策だけでなく、内部で行われる不正への対策としても利用できます。

また、2名同時認証には2種類のモードがあり、セキュリティレベルに応じて選べます。入退室時に常に2名の認証が必要なモードと、部屋に2名以上いる場合は1名の認証で入退室が可能なモードです。

4.アクセスレベル設定

アクセスレベル設定は、入退室する人物のアクセス権を設定できる機能です。部屋ごとに入退室可能な人物を制限できます。例えば、特定の部署や役職に属する人物を入退室者として設定すると、属性にあてはまらない人物は入室できなくなります。

個人情報や持ち出し禁止の資料などがある部屋は、アクセスレベル設定を利用し、管理職のみが出入りできるように設定しておくと安心です。

5.タイムスケジュール設定

タイムスケジュール設定は、時間帯に合わせて認証の有無を設定できる機能です。時間帯によって利用者の人数が変わり、認証の有無を切り替えたい場合に利用しやすい機能です。

例えば、利用者が減る夜間にのみ認証システムを作動させ、夜間のセキュリティ対策として利用する方法もあります。また、特定の曜日に入退室者の制限を行いたい場合もタイムスケジュール設定が便利です。

6.動線管理

動線管理は、入室までの動線を設定できる機能です。正しいルートを通らなかった場合は入室できないため、部外者の侵入対策として効果的です。

また、動線管理は複数の場所から入室できる部屋のセキュリティ対策として役立ちます。例えば、建物に出入りする特定の業者の動線を設定しておくと、業者になりすまして不正に侵入しようとする部外者を阻止できる確率が高まります。

7.オペレーション操作ログ

オペレーション操作ログは、管理システムソフトを利用して、入退室者の操作ログを残す機能です。「誰が・いつ・どこで」入退室したか確認できるため、不審な入退室があった際には、不審者の特定や行動を簡単に把握できます。

また、オペレーション操作ログは、従業員の勤務状況を正確に把握したい場合にも利用できます。いつでも正確な入退室の記録を確認できる機能です。

入退室管理システムを導入するメリット

入退室管理システムのメリットについて解説します。入退室管理システムには、セキュリティ強化に加えて、業務効率化や人件コスト削減などのさまざまなメリットがあります。

メリット1.セキュリティを強化できる

入退室管理システムを利用すると、部外からの不正な侵入を防止しやすくなるため、セキュリティの強化につながります。また、マルチ認証やアクセスレベル設定などの機能を利用すると、部外者は侵入が難しくなります。

さらに、入退室の記録から、不審な入退室を行っている人物の特定もできるため、内部の情報漏えい対策にも効果的です。システムが施解錠のコントロールや入退室の正確な記録を行うため、見逃しなどの人為的なミスによるセキュリティの低下も防げます。

セキュリティレベルに応じて、使いやすい認証方法や機能を選択できる点もメリットで、自社に合ったセキュリティ対策ができます。

メリット2.業務効率化や人件コスト削減ができる

入退室管理システムを利用すると、従業員の管理業務などの効率化につながります。例えば、従業員数が多い企業では、大人数の入退室を正確に把握しきれなかったり、管理者に業務が集中したりするケースがあります。入退室管理システムを導入すると、システムが入退室者の行動を記録するため、管理者の業務を効率化できる点がメリットです。

また、入退室管理システムの導入後は、警備員を配置しなくてもセキュリティ対策ができるため、人件コストの削減も可能です。システムが24時間体制で建物のセキュリティを強化するため、警備員の配置時間を減らしたり一部だけに人員を配置したりなど、警備員の業務負担軽減にも役立ちます。

入退室管理システムの注意点

入退室管理システムの注意点と、その対処法について解説します。入退室管理システムを導入する前に、導入までの準備や認証方法ごとのコストを確認しましょう。また、認証方法には、それぞれにデメリットがある点にも注意してください。

注意点1.導入には準備やコストがかかる

入退室管理システムは、導入準備に時間がかかるケースがある点に注意しましょう。例えば、利用者が多い場合はICカードの準備、顔や指紋など生体情報の登録に時間がかかります。認証方法や利用者の人数によって準備にかかる時間は異なります。

また、製品によって設置工事の有無やコストが異なる点にも注意が必要です。例えば、高いセキュリティ対策が可能な生体認証は、高機能なシステムを利用するため導入コストが高めです。

入退室管理システムを選ぶ際は、準備にかかる時間や設置工事のスケジュールを確認したり、認証方法ごとの導入コストを把握したりして、計画的に導入できるようにしましょう。

注意点2.認証方法それぞれにデメリットがある

4つの認証方法にはデメリットもあるため、利用する前に把握しておきましょう。例えば、テンキーは暗証番号が漏えいすると誰でも認証できます。また、ICカードやスマートフォンは、盗難のリスクがあるだけでなく、紛失したり忘れたりすると入退室できない点に注意が必要です。

さらに、生体認証ではマスク着用で顔認証に失敗したり、手先の汚れによって指紋認証ができなかったりするケースがあります。

入退室管理システム利用時のトラブルが不安な場合は、製品のサポート体制を確認しましょう。サポート体制が充実している製品であれば、迅速な対応を受けられる可能性があります。

最適な入退室管理システムを選ぶポイント

最適な入退室管理システムを選ぶポイントを紹介します。認証方法や機能を選ぶ際は、まず利用者の人数や必要なセキュリティレベルを明確にし、使いやすい製品を選びましょう。

ポイント1.使いやすい認証方法で選ぶ

使いやすい認証方法は、利用者の人数や必要なセキュリティレベルによって異なります。例えば、利用者が多い場所にテンキーを導入すると、暗証番号の入力に時間がかかるため、入室時に混雑する可能性があります。利用者が多い場合は、物理的な鍵を利用せず、非接触でスムーズに入室ができる生体認証が便利です。

認証方法を選ぶ際は、利用者の人数とセキュリティレベルを確認しましょう。十分なセキュリティ対策を行ったうえで、スムーズに利用できる認証方法を選ぶのがポイントです。

ポイント2.自社に合う機能で選ぶ

入退室管理システムの機能は、セキュリティを強化したり、業務負担を軽減したりするのに役立ちます。自社に必要なセキュリティレベルや効率化したい業務を確認し、役立つ機能が備わっている製品を選びましょう。

例えば、高いレベルのセキュリティ対策が必要な場合は、マルチ認証や2名同時認証・アクセスレベル設定などの機能があると安心です。

また、入退室管理システムの中には、勤怠管理システムなどのほかのシステムと連携できる製品があります。連携できるシステムにも着目しましょう。

入退室管理システムの便利な機能でセキュリティ強化と業務効率化を実現しよう

入退室管理システムには、セキュリティ強化や業務効率化に役立つ機能が備わっています。選んだ認証方法や機能によって利便性が異なるため、機能の詳細や認証方法の特徴を把握したうえで製品を選んでください。

入退室システムを選ぶ際は、利用者の人数やセキュリティレベルを明確にしておくと、製品選びがスムーズに進みます。本記事で紹介した注意点や選び方のポイントを参考に、自社に最適な製品を導入しましょう。

アートでは、ICカードや生体認証など多彩なリーダー対応の入退室管理システム「X-LINE」をご用意しております。セキュリティ機能も充実しているので、ぜひご確認ください。

Q&A

Q:入退室管理システムにはどのような機能がありますか？

A:入退室管理システムには、共連れ検出・マルチ認証・2名同時認証・アクセスレベル設定・タイムスケジュール設定・動線管理・オペレーション操作ログなどの機能があります。

Q:入退室管理システムの選び方を教えてください。

A:入退室管理システムを選ぶ際は、認証方法や機能に着目して選ぶのがポイントです。利用者の人数や必要なセキュリティレベルを考慮し、使いやすい製品を選びましょう。