スマートロックの導入は建物のセキュリティ対策として効果的です。また、スマートロックはほかのシステムと連携させて利用できます。

オフィスにスマートロックを導入する際は、勤怠管理システムと連携できる製品がおすすめです。入退室ログを利用して、勤怠管理を効率化しましょう。

本記事では、スマートロックと勤怠管理システムを連携させるメリット・デメリットについて解説します。また、自社にとって使いやすい勤怠管理システムの選び方もチェックしましょう。

スマートロックの特徴

スマートロックは、身近に使われているスマートフォンやICカードなどを利用し扉の施解錠を行うシステムです。従来のような、物理的な鍵がなくても扉を解錠できるのが特徴です。既存の扉に後付けで取り付け可能で、一般住宅からオフィスなどのさまざまな場所で導入が進んでいます。

スマートロックの解錠には認証リーダーにICカードをかざす方法や、スマートフォンを持っているだけで解錠する方法があります。

また、普段から利用しているスマートフォンやICカードを利用するため、鍵の管理が楽になるだけでなく、スマートフォンを使って扉の施解錠をコントロールできる点も特徴です。

セキュリティ強化につながる

一般的な扉の鍵をスマートロックに変えると、ピッキングや鍵の複製を使った不正利用が減るため、セキュリティ強化につながります。スマートフォンやICカードは複製するのが難しいため、セキュリティ対策としては効果的です。さらに、利用しやすい解錠方法を選ぶと、セキュリティを強化しつつ、ストレスなく利用できる点もメリットといえるでしょう。

また、スマートロックの製品にはオートロック付きの製品が多いため、鍵の閉め忘れも防止できます。オートロック付きの製品を導入すると無施錠で出かけるリスクがなくなるだけでなく、出先で施錠したか再確認する必要もありません。部外者の侵入を防ぎつつ、人的なミスによる侵入も防げます。

遠隔操作で複数箇所の施解錠をコントロールできる

スマートロックを利用すると、離れた場所から遠隔操作で扉の施解錠をコントロールできます。例えば、オフィスなどで複数箇所にスマートロックを導入した場合も、一括で管理できるため利便性が高く、効率的に管理できる点がメリットです。

また、扉が施錠されているかどうかのチェックがいつでも可能です。無施錠の場所があったとしても、遠隔ですぐに施錠できます。スマートロックはスマートフォンを使い、どこからでも手軽にコントロールができるため、いつでも施解錠しやすい点がメリットです。

ほかのシステムと連携できる

スマートロックは、入退室管理システムや勤怠管理システムなどのほかのシステムと連携できます。入退室ログを使って誰がどの部屋にいるかを確認したり、勤務時間を把握したりできるため、セキュリティ対策だけでなく業務効率化につながる点がメリットです。

スマートロックとほかのシステムを連携させて利用すると、多くの人物が出入りするオフィスなどでの管理業務が簡略化できます。人物の出入りが多い場所のセキュリティ強化や、従業員一人ひとりの状況把握が可能なため、スマートロックは勤怠管理システムなどのほかのシステムとの併用がおすすめです。

製品によっては電池切れに注意する必要がある

スマートロックの製品は、電池で動くタイプと電力を使うタイプに分けられます。導入後、特に注意しなければならないのは電池で動くタイプです。電池には寿命があるため、電池切れによってスマートロックを利用できなくなる可能性があります。

おすすめは電池を使わず、電力を使うタイプの製品です。導入時には設置工事が必要になりますが、電池交換などの作業が不要なため、電池残量を気にすることなく利用できます。業務効率化のためにスマートロックを導入する場合は、電池管理の手間がかからない製品を選びましょう。

スマートロックと勤怠管理システムを連携させるメリット

ここでは、スマートロックと勤怠管理システムを連携させ、オフィスで運用する際のメリットを解説します。従業員が多い企業では、勤怠管理に時間がかかってしまうケースもあるでしょう。勤怠管理システムの導入は、業務にかかる時間や労力の削減につながります。スマートロックと勤怠管理システムを利用した、業務効率化について詳しくみていきましょう。

勤怠管理業務の効率化ができる

勤怠管理システムの導入によって、従業員の勤怠管理業務を効率化できます。勤怠管理の把握にタイムカードを利用している企業では、タイムカードの回収やデータの集計作業が必要です。手作業で行っている場合には時間がかかり、勤怠管理業務が負担となるケースもあるのではないでしょうか。

勤怠管理をシステム化すると、手作業で行っていたり、数人で担当していたりした勤怠管理が効率化します。人的コストを削減できるため、そのほかの業務の効率化にもつながるでしょう。

従業員の勤務時間を正確に把握できる

勤怠管理システムでは、入退室ログを利用して勤務時間を正確に把握できるのが大きなメリットです。労働安全衛生法では労働時間の把握が義務付けられていますが、従業員が多く人力による勤務時間の管理に時間がかかる場合は、残業時間の超過に気づくのが遅れるケースもあるでしょう。

そのような場合にスマートロックと連携させた勤怠管理システムを利用すると、労力を割かずに勤務時間の把握が可能です。入退室ログを利用して勤怠管理を実施するため、分刻みで正確な労働時間を記録できます。

従業員による不正打刻を防げる

タイムカードで従業員の勤怠管理をしている場合は、従業員がタイムカードを使って不正打刻を行う可能性があります。しかし、スマートロックと勤怠管理システムが連携していると、入退室ログによって勤務時間がわかるため不正打刻を防ぐ効果があります。

タイムカードだけでは残業時間のごまかしや早退の無申告などを判断しきれず、正確な勤務時間を把握できないケースもあるでしょう。勤怠管理システムを利用すると、不正な申告を防ぎ、労働状況を正確にチェックできます。

導入前にチェック！勤怠管理システムのデメリット

ここでは、勤怠管理システムのデメリットをご紹介します。スマートロックと勤怠管理システムを連携させる場合は、デメリットを把握したうえで導入しましょう。導入前にデメリットを把握しておくと、間違った製品選びをせずに済みます。コストや無駄な作業を増やさないために、デメリットをチェックし製品選びの参考にしましょう。

勤怠管理システムが自社の就業規則に対応できない場合がある

企業によって就業規則や労働状況はさまざまです。そのため、勤怠管理システムの選び方によっては、就業規則に対応できない可能性がある点がデメリットです。勤怠管理システムを導入する際には、自社に合った適切な勤怠管理システムを選ぶ必要があります。

例えば、従業員によって働き方が異なる場合には、システムで管理しきれないケースがあるため注意しましょう。製品選びの際は、フレックスタイム制やシフト制などの勤務形態に、対応できるシステムかをチェックする必要があります。機能や設定などで多様な勤務形態に対応できる製品を選びましょう。

システムや機能を使いこなせない場合がある

勤怠管理システムを導入しても、業務効率化の効果を実感できない場合があります。その理由の多くは、システムや機能を使いこなせなかったり、製品のサポートが不十分だったりするためです。製品選びで失敗するとシステムを効率的に運用できません。

例えば、必要以上に多機能なシステムを導入したり、最低限の機能しかない製品を選んでしまったりなど、利用しにくい製品を選ばないように注意しましょう。業務をシステム化し効率アップを目指す場合には、必要な機能と不要な機能の見極めが大切です。

使いやすい勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの製品には、さまざまな機能を持ったものがあるため、導入前にシステムの詳細を確認しましょう。自社に必要な機能が備わっているか、オプション機能はあるかなどを詳細にチェックしておくのが製品選びのコツです。

また、勤怠管理システムにトラブルが起きた際、サポートが受けられる製品であれば安心して利用できます。そのため、製品を選ぶ際は機能面だけでなく、製品のサポート体制やサービス期間などもチェックし、導入後もスムーズに利用し続けられるものを選びましょう。

クラウド型で機能的な入退室管理システム「ALLIGATE」

アートが提供する「ALLIGATE」はクラウド型の入退室管理システムとなっており、勤怠管理システムと連携して利用できます。電力を使用して動作するため、電池交換の手間や電池切れの心配がなく、導入後もスムーズに使用し続けられる製品です。

また、アートでは24時間対応のサポート体制が整っています。そのため、製品導入時から導入後までスムーズに利用できます。システム運用中のトラブルや万が一の故障にも対応しているため、安心して利用可能です。

「ALLIGATE」の特徴

「ALLIGATE」は月額制の入退室管理システムです。クラウド環境とセットで提供しているため、社内でのネットワーク構築作業が不要でスムーズに導入できます。クラウド上でWeb管理ツールを使い、入退室ログを簡単にチェックできるのが特徴です。

また、スマートロックは製品によって取り付けできない扉があります。しかし、「ALLIGATE」は開き戸だけでなく、引き戸、自動ドア、ガラス扉などのさまざまな扉に対応可能です。さらに、低コストでの導入の提案も実施しています。

スマートロックと勤怠管理をシステムを連携させて業務を効率化しよう

スマートロックと勤怠管理システムを連携させると、セキュリティ対策になるだけでなく、勤怠管理業務の効率化が見込めます。複数箇所の扉の施解錠を一括管理でき、入退室ログを利用して円滑な勤怠管理ができる点が魅力です。

ただし、勤怠管理システムを選ぶ際は、自社に合った機能を持つ製品を選ぶ必要があります。自社の就業規則や勤務形態に対応できるシステムを選びましょう。また、製品によって設置場所に制限があるため、さまざまな扉に対応できる製品を選ぶと安心です。

Q&A

Q:スマートロックのメリットはなんですか？

A:物理鍵を利用せず、スマートフォンやICカードを使ったスムーズな施解錠を実現できます。他人に不正利用されるリスクがほとんどなくなるため、セキュリティ対策として効果的です。

Q:スマートロックと勤怠管理システムを連携させるメリットはなんですか？

A:スマートロックを利用し、入退室ログを勤怠管理に反映させると勤怠管理業務の効率化が見込めます。従業員が多く、勤怠管理に時間がかかる場合や正確な勤務時間を把握しきれない場合に役立ちます。