オフィスのセキュリティ対策は万全でしょうか？

オフィスはエリアによって、社内だけでなく社外の人間が行き来する場所です。

オフィスには機密情報とされる「顧客情報」、給与や住所などの「個人情報」、取引先の情報である「仕入れ先リスト」など、資産といっても過言ではない情報が多く存在しています。その情報資産の流出を防ぐためにもオフィスセキュリティは重要です。

本記事ではオフィスにおけるセキュリティ対策の意味合いや、セキュリティ対策に機器の導入が必要な理由、各エリアごとのセキュリティ対策機器を紹介します。

セキュリティ対策をしないことで、情報資産を流出した場合、会社自体の信用を失うばかりでなく今後の業績にも関わってきます。

ぜひ、最後まで読んでオフィスのセキュリティ対策が重要であることを確認し、自社のセキュリティ対策の見直しに活用してください。

オフィスにおけるセキュリティ対策とは？

---

オフィスにおけるセキュリティ対策とはオフィスに外部の人間が不正に侵入し機密情報を盗まれることを防いだり、社内での機密情報取扱時の情報漏洩や資料を無断で持ち出して紛失するなどのトラブルを防ぐことを指します。

それらを未然に防ぐことにより、企業の重要な情報資源を守るのと同時に、顧客や取引先からの信用を損なうなどのリスク対策にもつながります。

オフィスにセキュリティ機器の導入が重要な理由とは？

オフィスのセキュリティ対策には、さまざまなシーンごとでのセキュリティ機器の導入が必要不可欠です。

では、なぜセキュリティ機器の導入が必要なのでしょうか？

オフィスのセキュリティ対策が必要な理由は、以下の3つに分類されます。

• 従業員の安全確保
• 情報資源の漏えいや紛失を防ぐ
• オフィス内の資産を守るため

従業員の安全確保

オフィスのセキュリティ対策が十分ではない場合、外部の人間の不法侵入を許してしまうケースにもつながります。

不審者が侵入しやすいオフィスの場合、作業をしている従業員の身の安全が脅かされる可能性もあります。

また、不審者が機密情報や物品を盗むことを目的としていた場合は、トラブルに巻き込まれてしまう可能性があることも考えなくてはなりません。

情報資源の漏えいや紛失を防ぐ

オフィスのセキュリティ対策に機器を導入すべき代表的な理由として、「自社の情報資源を守るため」が挙げられるのではないでしょうか。

どんな企業であっても、顧客情報や個人情報は保有しているものです。

些細なミスであったとしてもそれらの機密情報が漏えいすれば、顧客や取引先との信用問題に影響することは簡単に想像できます。

オフィス内の資産を守るため

オフィスはそこで働く従業員の所持する現金や会社の資金、携帯電話やパソコンなどの高価なものが存在する場所です。

盗難目的の侵入者がそれらを狙って入りこんでくる可能性も少なくありません。

金銭価値のあるものが多く存在する場所という認識をもち、セキュリティ対策機器を導入することでオフィス内の資産を守ることにつながります。

オフィスのセキュリティ対策の具体例をご紹介

セキュリティ対策をしていく際、オフィス内をいくつかの範囲に分け、レベル分けをしていくことが重要です。

レベル分けをして、その場所に適切なセキュリティ機器の導入をしていきましょう。

ここでは、オフィスで取り入れるべき代表的なセキュリティ機器を紹介していきます。

内線電話 

内線電話はオフィスでは必要不可欠なセキュリティ対策機器であり、比較的安価で導入できるものです。

主にエントランスに設置することで、来客対応の待ち時間短縮や来客対応のコントロールが可能となり、別のお客様の会話が漏れてしまうことを防ぎやすくなります。

防犯カメラ

防犯カメラを設置することは、必須ともいえるセキュリティ対策です。

設置することで外部の人間が侵入する行為や、従業員の不正行為などへの牽制にもつながります。

オフィスでの設置は、人の出入りが多い場所だけに設置することがほとんどですが、機密情報などを管理している資料室や、金庫室などに設置をすることも効果が期待できます。

金庫や収納などへの開閉セキュリティ

情報漏洩リスクの高い書類や、金銭価値のある物品は金庫や施錠機能のある収納棚に保管することをおすすめします。

さらに、金庫や収納棚の開閉に使用する鍵の保管に関しても気を付けましょう。

金庫や収納棚で管理していても、開閉が誰でもできる状態では意味がほとんどありません。

また、書類の持ち出しなどには、帳簿などを用いて履歴を記録しておくこともセキュリティ対策としては有効です。

最近では、開閉セキュリティとしてカードキーや生体認証を利用したものもあります。

シュレッダー

シュレッダーは大体の企業で導入しているのではないでしょうか。

しかし、裁断のサイズが大きいと書類に書かれている内容が分かってしまうため、クロスカットやスパイラルカットなどの裁断形式を用いたシュレッダーの導入がおすすめです。

入退室管理システム 

入退室管理システムは、その名の通り「企業で働く従業員や社外の人の入退室を管理するシステム」です。

人の出入りの管理や制限をするために設置し、入室権限の与えられた人だけが入室できるようになります。

入室権限がない人は入室ができないため、セキュリティ対策に効果的な機器です。

入退室管理システムの代表的な認証方式を4つ紹介します。

テンキー方式

出入り口にテンキーを設置し、あらかじめ設定された共通の暗証番号を入力することで入室できるようになる方法です。

しかし、共通の暗証番号であるため、「誰がどの時間にテンキーを利用して入室したのか」という履歴は残りません。また、暗証番号を知ってさえいれば誰にでも入室ができてしまうため、セキュリティレベルとしては低めの入退室管理システムでもあります。

スマートフォン認証方式

ほとんどの人が所持しているであろうスマートフォンに専用のアプリをインストールしておき、そのアプリで認証し解錠する方法です。

カードの発行や鍵を作らなくて済むため、コストを抑えつつセキュリティ対策を行えます。

顔認証方式 

いわゆる生体認証方式といわれるものの一つで、顔認証方式以外にも指紋認証方式や静脈認証方式などがあります。

生体認証方式である顔認証を入退室管理システムに用いることは、偽造のリスクがとても低く、あらゆる面で安全性の高い認証方式となります。

ICカード認証方式

ICカードでの認証方式は入退室管理システムにICカードをかざすことで解錠するシステムです。

カードにICチップが内蔵されているため、比較的偽造しにくい点がメリットです。

ただしカードを紛失してしまった場合、カードの再発行だけでなく以前のカードでの入室をできなくする必要があるため、紛失した際のリスクが高い認証方式でもあります。

セキュリティ機器の運用には定期的なメンテナンスが必要

---

上記で紹介したさまざまなセキュリティ対策機器ですが、故障の無いよう継続的に使用するには、日々の運営管理と定期的なメンテナンスも必要です。

日常的に使用するセキュリティ対策機器は、故障などによって突然使えなくなってしまうリスクを最小限に抑える必要があります。

セキュリティ対策機器について消耗品の定期的な交換やメーカーの定期的な保守点検などは、未然に事故を防止する上で考えておく必要があります。

セキュリティ機器にも寿命があり更新が必須

セキュリティ対策機器である電気錠などの一般的な寿命は7年といわれています。

7年以降については故障の確率が高くなってきますので、故障する前に適切なタイミングでの交換を行う必要があります。

もちろん、その他のセキュリティ対策機器にも耐用年数はあります。壊れてからの対応となると、十分なセキュリティ対策ができていない状態となるため、これらの機器についても故障する前に適切なタイミングで更新を行う必要があるのです。

X-LINEのセキュリティ機器はお客様の予算に応じた更新が可能

入退室管理システムなどのセキュリティ対策機器が故障し、修理を依頼したとしても現地調査や修理対応の打ち合わせ、機器の納品などにより一般的には2ヵ月程度の期間が必要といわれています。

あらかじめ更新時期と予算を把握しておき、業務に支障をきたさない状況を作ることが、もっとも企業の損失を防ぐこととなるでしょう。

株式会社アートの入退室管理システムを代表する「X-LINE」は、同社の旧システムとも互換性があり、シームレスな更新が可能となっています。

また、お客様の予算に応じた段階的な更新も可能です。

株式会社アートの入退室管理システム「X-LINE」はアクセスコントローラーを中心に、電気錠扉やセキュリティゲート、顔認証リーダーやICリーダーなども取り扱っています。