コロナ禍に増加したリモートワークによって、企業ではこれまでとは異なったタイプの課題を持つようになりました。そのうちの一つが、Web会議の増加による問題です。打ち合わせのための外出がなくなったと同時に、オンラインで実施するWeb会議が急激に増加しました。しかしオフィスはその環境に追いつかず、集中してWeb会議に参加するのが難しい状況が生まれました。

この記事では、その状況を解決する個室ブースについてご紹介します。Web会議の実施に悩みのある方は、ぜひ最後までお読みください。

個室ブースとは

個室ブースとは、一人もしくは少人数で利用できるブースを指します。パーテーションで囲った簡易的なものから、コンパクトな部屋状のものまでさまざまなタイプがあります。

個室ブースはワークブースとも呼ばれるもので、以前から存在していましたが、コロナ禍の影響で急激に需要が高まりました。なぜならば、オンラインでの会議や打ち合わせが増えたため、これまでのオフィス環境では対応しきれなくなったからです。

周囲に会話を聞かれる心配がなく、雑音を気にせず会議や打ち合わせができる場所として個室ブースが選ばれています。邪魔が入りにくいため、集中して仕事をするためにも最適な環境です。

個室ブースが必要とされる理由

企業の働き方が大きく変わり、個室ブースが必要とされるようになったのは、次のような理由からです。

• 周囲の視線を避ける
• 雑音をさえぎる
• 会議室不足を解消する

それぞれ詳しく解説します。

周囲の視線を避ける

近年、従業員同士のコミュニケーションを活発化させるために、フリーアドレス制を取り入れる企業が増えました。これには社内のスペースを効率的に使用できるメリットもあります。

しかし、「常に誰かに見られているように感じる」、「集中して仕事ができない」といった声も挙がりました。書類の内容によっては、第三者に見られるわけにはいかないものもあります。業務内容に合わせて、誰からも見られる心配なく仕事に取り組める環境が必要になりました。

そこで注目を浴びたのが個室ブースです。パーテーションで区切っただけの空間と違い、個室ブースは天井まですべて囲われた空間です。人に見られたくない仕事、集中力を必要とする作業に向いています。

雑音をさえぎる

自席からWeb会議に参加し、雑音が気になると言われた経験がある方は少なくないでしょう。移動する必要がなく、遠方の相手とも気軽に行えるのがWeb会議のメリットですが、周囲の環境によってはストレスが増える原因になります。オフィス内の雑音が会議に支障をきたすだけではありません。同じオフィスで仕事をしている方にとっても、会議のやりとりが集中を妨げる原因になる可能性もあります。

個室ブースは、周囲の音を遮断できるためWeb会議に適した環境です。会議内容が聞かれる心配もないので安心感があり、まわりにいる同僚にストレスを与える心配もありません。

会議室不足を解消する

視線を避けたい時、雑音を遮断したい時には、会議室を利用する方法もあります。しかし、利用者が増えている状況で、数が限られている会議室は、利用したいタイミングで利用できない可能性が高いでしょう。

個室ブースがあれば、会議室の数を増やすためにオフィスを移転したり、会議室を増設したりする必要はありません。ぐっと費用を抑えつつ、会議室不足を解消できます。必要なタイミングでWeb会議を行えるようになれば、外部とのやりとりも今以上にスムーズになるでしょう。

Web会議に必要な個室ブースの機能

Web会議を快適に行うためには、次のような機能が必要です。製品選びに失敗しないよう参考にしてください。

• ブース内を照らす照明
• 充電切れを無くすコンセント
• 空気の循環にも必要な換気扇

それぞれの機能について詳しく解説します。

ブース内を照らす照明

個室ブースは、コンパクトで四方を囲われている箱のような部屋です。少し広い電話ボックスの中に、小振りなデスクや椅子を入れた状態だと考えるとイメージしやすいかもしれません。

防音性を高めるための構造ですが、どうしてもブース内は暗くなります。快適に仕事を行うためには照明が必須です。特に手元を照らすライトがあると、書類を見たりメモをとったりする際に便利です。窓が小さな製品では、特にライトの重要性が高まります。

充電切れを無くすコンセント

Web会議には、パソコンやタブレット、スマートフォンといったデバイスが必要です。会議中に充電切れを起こしてしまうと、参加者全員に迷惑をかける可能性があります。しかし、うっかり充電し忘れていたといった事態は誰にでも起こりうるでしょう。

個室ブースにコンセントがあると、充電切れを心配せず会議や業務に集中できます。USBポートも設置するなど、さまざまな給電方法に対応していれば、さらに利便性が増します。

空気の循環にも必要な換気扇

コロナ禍は、換気の重要性を考えさせられる機会になりました。個室ブースは狭い空間ですから、空気の循環が気になる方は少なくないでしょう。長時間に及ぶ会議中も快適に過ごすには、換気設備で空気を入れ換える必要があります。

また、前の方が長時間使用したあとは残り香を感じるケースもあります。感染症が心配になるだけでなく、不快に感じる方も少なくありません。換気扇や空気清浄機を使えば、残り香も解消され、次の利用者も安心できるでしょう。

個室ブース導入時の注意点

個室ブースを導入する際は、あらかじめ確認しておくべき注意点が3つあります。

• 設置場所を決めておく
• 使用のルールを決めておく
• 消防法に注意する

導入してから後悔しないために、事前にチェックしておきましょう。

設置場所を決めておく

個室ブースはコンパクトではありますが、オフィス内に設置する際はどこに置くかが重要です。設置場所が悪いと従業員の動線の妨げになり、導入前に比べて業務効率が下がってしまう可能性があります。従業員の邪魔にならない場所に、十分なスペースがあるか確認しておきましょう。

さらに、製品の機能によっては、周囲の音を完全に遮断できないものもあります。人が多い場所や雑音が多い場所に設置すると、導入する意味が半減してしまいます。導入予定の製品に合わせて、最適な環境を選びましょう。

出入り口付近など、人の出入りが激しい場所は避けた方が無難です。動線を妨げたり、雑音が気になったりする可能性があります。オフィスの四隅や窓際に設置するのが一般的です。

使用のルールを決めておく

個室ブースを利用したい従業員が多い場合、使用ルールがないと肝心な時に使えないかもしれません。あらかじめ、ブースを利用する際のルールを決めておく必要があります。

Web会議で使用する目的で導入する際は、予約制にするとバッティングを避けられます。カレンダーアプリで利用予定を共有するなど、予約を管理する方法も検討しておきましょう。

ほかにも、時間の上限や目的についてもルールを設けるとトラブルを防げます。一人の従業員が長時間独占していると、必要な時に使えない従業員が出てしまいます。また、ブース内で飲食をすると匂いが残るため、人によっては不快に感じるかもしれません。

大勢が使う場所ですので、お互いに気持ち良く使うための配慮が必要です。状況に応じて設定してください。

消防法に注意する

消防法は、火災の予防や火災の被害を最小限に抑えるための法律です。面積を問わず、個室には感知器やスプリンクラー、放送設備などの設置が義務づけられています。しかし、個室ブースは要件を満たせば、感知器やスプリンクラー、放送設備の設置が免除される特例があります。

床面積や使用素材、内部から外の様子が確認できるかどうかが関わってきますので、導入前に、消防法に適応した製品かどうか確認しましょう。

Web会議に最適な個室型ワークブース

ここでは、必要な機能と注意点を踏まえたうえで、ベストな個室ブースをご提案します。充実した機能をもちつつ軽量設計で導入しやすいもの、低価格で導入できるものの2種類から選べます。それぞれの性能、設備を確認し、どちらがより適当な製品か検討してください。

軽量設計＆充実した設備

「ゼネブースネオ」はアルミ製で軽量な個室ブースです。設置後に移動する必要が出た際も、一人で簡単に移動できます。

また、壁面が2重構造になっており、十分な遮音性も確保されています。キャスター、ドアクローザー、錠前、照明、コンセント、換気扇なども標準装備で、業務に集中できる環境になっています。

加えて内外装には不燃材を使用しています。火災報知器・認定消化装置も装備しているため、消防法に対応した安心な製品です。

低コストで優れた防音性

「ゼネブース」は専用デスク、照明、コンセントなど必要なものが標準装備ですので、設置後すぐに使用できます。木製パーツを組立てる構造で低価格を実現していますが、防音性も問題ありません。最大40㏈の音をカットでき、周囲の音漏れや、外部からの雑音を気にせず仕事に集中できます。

木製のためWi-Fi電波を通しやすく、通信も安定しています。コンパクト設計ですので、オフィスの邪魔になりにくい製品です。

導入された方の声

実際にアートの個室型ワークブース「ゼネブースネオ」を導入された企業の声をご紹介します。製品を比較検討する際の参考にしてください。

導入のきっかけは、Web会議のたびに、大人数で使用できる会議室を押さえる点に心苦しさを感じる従業員の存在でした。機密情報を話す会議もあるため、個室ブースは安心感を得られるそうです。Web会議以外でも、機密性の高い話が出た際に入るなど、臨機応変に利用されています。

実際に使用してみると、設置されているデスクが、Web会議で相手と目線を合わせやすい高さであると感じたとのこと。また、外からでも利用状況がわかる窓も便利な点として挙げられています。品質の高さはもちろん、レスポンスの速さやサポート内容が充実している点が導入の決め手になったそうです。

ストレスのないWeb会議には個室ブースが最適

会議や打ち合わせのオンライン化は、今後も増加すると予想されます。お客様との打ち合わせに移動時間がかからないなど、業務の効率化が図れる一方で、雑音や視線をいかに排除するかなど配慮すべき点もあります。従業員の働きやすさ向上やストレス軽減のために、設備を充実させていく必要があるでしょう。

アートの「ゼネブース」「ゼネブースネオ」は、優れた機能はもちろん、サポートが充実した製品です。設置後の故障にも全国のネットワークサービスで対応しますので、安心して利用できるでしょう。快適な環境を手に入れるため、ぜひ導入をご検討ください。

Q&A

Q:個室ブースを選ぶ際に注意すべきポイントはなんですか？

A:個室ブースを導入する前に、オフィス内の設置場所を検討しておきましょう。設置はできても、オフィス内の動線がふさがれるなどの不備がないよう検討する必要があります。

Q:個室ブースにあるとよい設備はなんですか？

A:コンセントや照明、個室内の空気を循環させる換気扇があると快適に過ごせます。