オフィスにおすすめ！入退室管理システムとは？

入退室管理システムは、入退室者を記録して管理できるシステムです。部外者の侵入を防ぐだけでなく、特定の場所に出入りする人物を限定するなど、さまざまな活用方法があります。

従来の鍵を使った入退室では、鍵の複製を使ったなりすましによる不正、鍵の紛失時に再発行の手間がかかるなどの管理上の懸念事項があります。

それに対して入退室管理システムでは、ICカード・スマートフォン・生体認証などを利用した入退室が可能です。生体認証などの指紋や顔認証を用いた認証方式では、鍵や鍵となるツールが不要になります。

入退室管理システムは、多くの方が出入りするオフィスに必要なシステムです。

入退室管理システムがオフィスで活躍する理由

オフィスには、資産や情報を守るためのセキュリティ対策が必須です。人や情報が行き交うオフィスでは、人物の動きを把握できる入退室管理システムが役立ちます。

従業員が多い場合、一人ひとりの状況を完全に把握するのは困難です。そのため、システムを活用した管理がおすすめです。

入退室管理システムは、部外者の侵入、内部からの情報漏洩防止などに効果を発揮します。誰が、いつ、どの場所を通ったか記録可能で、履歴をチェックできます。そのため比較的簡単にオフィスのセキュリティ対策が可能になります。また、オフィス内の入退室記録をチェックすると、使用中の部屋がどこなのかの把握も可能です。

入退室管理システムがオフィスにもたらす3つの効果

オフィスに入退室管理システムを導入すると、セキュリティ対策・コスト削減・業務効率化に効果を発揮します。入退室管理でオフィスの安全性が高まるため、特にセキュリティ対策への効果が見込めます。

また、セキュリティを強化しつつ人件費の削減が可能です。さらに、労務管理などの業務の効率化に繋がります。3つのポイントごとの効果をみていきましょう。

入退室記録をセキュリティ強化に活かせる

入退室管理システム導入後は、オフィス内に出入りできる人物が限定できます。部外者が入退室できなくなるため、セキュリティレベルの底上げが可能です。

また、社内での不審な行動についても監視できます。入退室記録を見ると、誰がどのくらい在室していたのかが一目瞭然です。入退室管理システムは、オフィス内外のセキュリティ対策として効果を発揮します。

セキュリティ対策を効率化し費用を削減できる

オフィスのセキュリティ対策として、警備員を配置している企業も多いのではないでしょうか。警備員の配置は、セキュリティ対策に有効ですが、コストは可能な限り抑えたいものです。

入退室管理システム導入は、セキュリティ対策を効率化し、警備コストの削減に繋がります。これまで、警備員の配置が必須だった場所にシステムを導入するだけで、人件費をカットしつつ、セキュリティの強化が可能です。

また、入退室管理システムは、セキュリティを強化したい場所にのみ導入できます。必要に応じて、警備員を配置する場所・配置しない場所を分けてその場に適した利用も可能です。

他のシステムとの併用で業務効率が上がる

入退室管理システムは、他のシステムとの連動が可能です。例えば、勤怠管理システムと連携した場合、従業員の正確な労働状況を把握できます。

また、監視カメラと連携して入退室時の映像をチェックできるようになると、なりすましや共連れなどの不正入室を回避できます。入退室記録と映像との組み合わせで、効果の高いセキュリティ対策が可能です。

必要なセキュリティレベルごとにシステムを組み合わせれば、入退室管理の仕事を減らせ、業務を効率化できます。

使いやすい入退室管理システムとは？

オフィスで使いやすい入退室管理システムは、入退室がスムーズにできるものや、管理する側が手間をかけずに利用できる製品です。効率的なセキュリティ対策を実現するためには、使いやすさにこだわった製品選びがおすすめです。

さらに、システム導入後の保守サービスなどのサポートが充実していると、安心して使いやすいシステムとなります。システムの使い方がわからなかったり、機器のトラブルが起きたりした場合にサポートを受けられます。それぞれのポイントをみてみましょう。

操作・入退室や管理がしやすい

パソコン操作だけで入退室や扉の施錠管理ができるシステムは、使いやすい製品だといえます。パソコン上で報告書の作成や認証用カードの登録などができ、入退室管理に関わる業務の効率化が可能です。

入退室管理システムを導入するとさまざまな管理が必要になりますが、そのうち自社で必要になるのが「従業員の登録者管理」です。従業員の入社や部署移動など、認証用カードの登録や更新が必要になるタイミングは意外と多くあります。従業員の登録者管理がしやすいものとして挙げられるのが、認証用カードなどの登録が簡単な製品です。

ただし管理がしやすい反面、誰でも登録ができてしまう危険性があります。その危険回避のため、使用するパソコンや管理室のセキュリティ管理、その管理者権限の解放範囲の設定を徹底しましょう。

また、入退室がしやすい製品を選ぶと、毎日スムーズに利用できるため便利です。例えば、ウォークスルーでスムーズに入退室ができるものとして顔認証があります。カードなどを持ち歩かなくても、身体一つで入退室できるのがこの特徴の利点といえるでしょう。

保守サービスが充実している

入退室管理システムには、保守サービスによるサポートが充実している製品があります。「うまく運用できないかも」といった不安がある場合には、製品にどのようなサポートが付いているかチェックしてみましょう。また、問い合わせが可能なサポートセンターの有無を確認しておくと安心です。

運用中にサポートが受けられる製品であれば、不慣れでも使い勝手が良く、安心して導入できます。メンテナンスなども定期的に行ってもらえるため、安心して利用し続けられるでしょう。

オフィスに合った入退室管理システムを選ぶコツ

入退室管理システムを選ぶコツは、自社が求めている機能を把握し、どの認証方式が最適かの見極めです。まずは、セキュリティ対策をしたい場所、セキュリティレベルについて考えてみましょう。

導入目的をはっきりさせておくと、自社に最適な製品が見えてきます。また、取り付けやすさ、コストパフォーマンスなどを考慮すれば、より導入しやすい製品を絞れるようになります。自社に合った製品を選ぶために、3つのポイントをみてみましょう。

自社に必要なシステムを見極める

オフィスで運用しやすい入退室管理システムを選ぶため、まずは自社が必要としている機能を明確にしましょう。セキュリティ対策について、どの程度のレベルを求めているかを基準に考える必要があります。

セキュリティの強度は、認証方法によって異なります。例えば、個人限定で使用できる顔や指紋を使った生体認証では、高いセキュリティ効果が期待できます。

認証リーダーの種類を確認する

認証リーダーの種類は以下の4つです。

• テンキー方式
• ICカード認証方式
• スマートフォン認証方式
• 生体認証方式

それぞれの特徴を理解し、自社でスムーズに運用していけそうな認証方式を選びましょう。

導入理由から認証方式を厳選できます。例えば、なりすましの対策には、顔や指紋認証など第三者が利用できない生体認証が有効です。認証方式ごとにメリットやデメリットを考えてみましょう。

設置しやすさや費用を考える

入退室管理システムは、製品によって導入時や運用中にかかる費用が異なります。費用は取り付け場所が多いほど高くなるため、取り付け工事の有無、導入後にかかる費用をチェックしておくと安心です。

例えば使用する認証リーダーによっては、工事なしで両面テープで貼り付けるタイプと、電気錠交換やリーダー設置など工事が必要なタイプなどがあります。コストパフォーマンスを考え、自社が設置しやすい製品を選ぶのがポイントです。

また、システム導入後にかかる運用コストとして、サーバーの保守費用、機器の利用料金などがあります。ランニングコストも考え、運用しやすいかどうかをチェックしましょう。

多様化するニーズに対応できるアートの「X-LINE」

アートの入退室管理システム「X-LINE」は、認証リーダーのラインナップが豊富です。管理ソフトウェアのカスタマイズ性に優れ、柔軟なシステム構築が可能となっています。

入退室管理システムを設置したい場所、必要とするセキュリティの強度など、さまざまなニーズに合わせて導入できる製品です。

多様な機能をもつ「X-LINE」の特徴についてご紹介します。

カスタマイズでセキュリティレベルを強化

「X-LINE」は、タイムスケジュール設定、動線管理などを標準機能として搭載しています。タイムスケジュール設定では、認証が必要な時間と不要な時間の切り替えが可能です。また、動線管理では、入室するためのルートを設定できます。動線を制限したい場合の機能です。セキュリティ機能をカスタマイズすれば、より高いセキュリティレベルを実現できます。

また、照明や空調機能と連動させて管理すると、省エネや環境負荷削減の取り組みへのアピールなどが可能です。

認証方式の組み合わせが可能！交通系ICカードが使える

「X-LINE」の認証リーダーには、非接触ICカード対応のものや、交通系ICカード対応のものがあります。普段から利用しているスマートフォンや、通勤で使う交通系ICカードを利用できる点がポイントです。

また、異なる認証方式を組み合わせての利用もできます。例えば、多くの従業員が出入りする場所をICカード認証、役職によって出入りを制限したい場所を生体認証にするなどの方法です。

「X-LINE」は、2名同時認証、マルチ認証など、より高いセキュリティ効果を見込める認証方式を展開しています。

自社のオフィスに合った入退室管理システム選びを！

オフィスのセキュリティに不安を感じる場合は、入退室管理システムの導入がおすすめです。入退室管理システムを導入すると、セキュリティ対策から従業員の労働状況の把握まで、さまざまな業務の効率化が見込めます。

入退室管理システムを選ぶ際は、まず自社にとって最適なコストパフォーマンス、セキュリティレベルを考えてみましょう。どの程度のセキュリティが必要なのかを明確にすると、ニーズに合った製品が見えてきます。

また、取り付け工事の有無やランニングコストを視野に入れ、スムーズに導入できる製品を選びましょう。さらに、運用中にサポートを受けられるサービスが付いていると安心です。ポイントを押さえて、自社に最適な製品を選びましょう。

Q&A

Q.システム導入後はいつでもサポートしてもらえますか？

A.「X-LINE」などを取り扱っている株式会社アートでは、24時間365日対応となっている有料の保守サービスをご利用いただけます。また、サポートセンターはコールフリーでご利用可能です。

Q.監視カメラと連携した場合、何ができますか？

A.「X-LINE」では、映像による顔認証や駐車場での車両ナンバー認証などが可能です。