「入退室管理システムにはセキュリティ向上においてどのような効果があるか知りたい」

「セキュリティ強化のために、どのような基準で入室管理システムを選んで導入すればよいかわからない」

このような悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。本記事では、セキュリティ強化において有効な入退室管理システムのさまざまな導入効果や、入退室管理システムの導入ステップなどを解説します。

セキュリティ強化のために入退室管理システムの導入を検討している方は、最後までご覧ください。

セキュリティレベルの設定

セキュリティ強化における重要なポイントとして、セキュリティレベルの設定が挙げられます。

オフィスや施設において、公共性が高い場所と機密情報を管理する部屋など、セキュリティレベルを分けたうえでの対策が重要です。そのためには、エリアごとに入室できる人物を限定する方法が望ましいでしょう。

ここではセキュリティレベルによって4つのエリアに分け、それぞれに求められるセキュリティ対策を説明します。

公共性の高いエリア

公共性の高いエリアには、エントランスや出入り口・エレベーターホールなどが該当します。基本的に誰もが出入り自由なエリアです。

不特定多数の方々が訪れるため、もっともセキュリティの制限レベルが低い、あるいは特別なセキュリティ対策を必要としないレベルです。

共用エリア

共有エリアには、受付やロビー・待合スペースなどが該当します。従業員のほか、オフィスへの来訪者や取引業者などの社外関係者も共同で利用するエリアです。

通行証を所有している人物のみが入室できるなど、必要最低限のセキュリティ対策が求められます。企業によっては、監視カメラを導入するレベルです。

業務エリア

業務エリアには、執務室や会議室などが該当します。外部の来訪者は必要時以外は入室できないように制限するエリアです。

部外者の侵入を防止するために暗証番号やICカードでの認証による入退室管理など、一定のセキュリティレベルを確保しなければなりません。

機密情報エリア

機密情報エリアには、サーバールームや機密情報・個人情報を扱うエリアが該当します。個人情報や顧客情報・社外秘の情報などを扱うため、権限のない従業員が入れないように制限が必要です。

業務エリアレベルの認証に加えて、カードキーや生体認証などを組み合わせた最高レベルのセキュリティ対策が求められます。

入退室管理システムの導入効果

セキュリティレベルを分けて人の出入りを管理するために有効なのが入退室管理システムです。入退室管理システムは、「いつ」「だれが」「どこに」入退室したのかを記録できるのが特徴です。その具体的な導入効果は以下の通りです。

• 部外者の侵入を防げる
• 機密情報を安全に管理できる
• セキュリティ対策コストを削減できる
• 施錠管理を効率化できる
• 勤怠管理を強化できる

それぞれについて解説します。

部外者の侵入を防げる

入退室管理システムでは、個別に入室権限を付与することで入室できる人物をあらかじめ制限できます。許可されていない人物は、ドアの解錠ができない仕組みです。

部外者の侵入手口として多いのが共連れです。共連れとは、入退室する際に、1回の認証で2人以上が入退室することを意味します。

入退室管理システムをセキュリティゲートや監視カメラとを連携させることで、共連れを防げます。また、トラブルが発生した際に、時間帯や発生場所の把握、その場にいた人物の割り出しなどがしやすくなるでしょう。

機密情報を安全に管理できる

入退管理システムでは「いつ」「だれが」「どこに」入室したのかなどの履歴が記録として残ります。それゆえ、従業員による機密情報の持ち出しなどの内部不正に対する抑止力になりうるのです。

また、オフィスには受付や来客者の応対などを行なうゾーンのほか、執務室や会議室などさまざまなエリアが存在し、エリアによってセキュリティリスクは異なります。

入退管理システムを導入することで、サーバー室や資料の保管室など重要な機密情報が配置されるゾーンを、特定の人物しか入室を許可しないように設定することも可能です。

セキュリティ対策コストを削減できる

これまで多くの企業がゲートや入口に守衛や警備員を配置し、部外者には一人ずつ入館証を発行するなどの方法で、入退室のチェックを行っていました。

入退室管理システムの導入によって、これらの人員を配置する必要がなくなり、コスト削減につながります。加えて、入退室の履歴が自動的に記録されるため、勤怠管理業務の効率化が期待できます。

これにより、管理業務にかけていた人員や時間を削減でき、コスト削減だけでなく生産性の向上も見込めるでしょう。

施錠管理を効率化できる

入退室管理システムでは、物理的な鍵ではなくスマートフォンやICカードなどを用いて解錠します。これにより、オフィスや施設の鍵管理が不要となり、鍵の紛失や締め忘れのリスクがなくなります。加えて、鍵の複製による部外者の侵入を防止できる点もメリットです。

また、スマートフォンやICカードに鍵の機能を付与することで、従来の鍵のように手渡しでの貸し出しや解錠の立ち会いが不要になります。

複数の拠点やサテライトオフィスを有する企業では、一括で入退室を管理できるため管理コストが下がる点もメリットといえるでしょう。

勤怠管理を強化できる

入退室管理システムを勤怠管理システムと連動させることで、出勤・退勤の時間を客観的に把握できるようになります。加えて、第三者がタイムカードを打刻するなどの不正も発生しにくくなり、厳密な労働時間管理が可能になります。

「入退室の時間と勤務時間に大きな隔たりがある」といったサービス残業の発見にもつながるため、働き方改革の推進にも役立つでしょう。

また、インターネット上でオフィスの入退室履歴を管理できるシステムを導入すれば、オフィスに出社しなくても労務管理ができます。これにより、人事部・総務部のリモートワーク促進にもつながるでしょう。

入退室管理システムを導入する6つのステップ

ここからは入退室管理システムを無駄なく導入して、セキュリティ強化につなげるためのステップを解説します。

1. 導入場所とセキュリティレベルを明確にする
2. 自社に必要な機能を備えているか確認する
3. ほかのシステムと連携できるか確認する
4. 予算に見合うかどうか吟味する
5. 各担当業者と打ち合わせをする
6. ルールを明確にしたうえで運用開始

以上6つのステップに分けて、詳しくみていきましょう。

1.導入場所とセキュリティレベルを明確にする

最初のステップとして、入退室管理システムを社内のどこに導入するのかを決めましょう。

また、その場所のセキュリティレベルをどの程度高くするかを事前に検討する必要があります。

2.自社に必要な機能を備えているか確認する

次に、自社に必要な機能があるかをしっかりと確認します。導入場所のセキュリティレベルに応じて必要なものを検討しましょう。

セキュリティ向上に役立つ主な機能は次の3つです。

• 共連れ検出
• マルチ認証
• 2名同時認証

それぞれについて解説します。

共連れ検出

1回の認証で、同時に複数人が入退出する共連れを検出する機能です。⼊室した記録がない⼈物の退室を許可しない方法が一般的です。監視カメラの画像解析で不正入室者を検知して、共連れがあった際にアラームなどで警告の発報する方法もあります。

マルチ認証

ICカード・暗証番号・⽣体認証など、複数の認証方法を組み合わせて認証を行うことによってセキュリティーレベルを高める機能がマルチ認証です。⼊室側と退室側で、認証⽅式を別にすることも可能です。

2名同時認証

同時に2名が認証されないと⼊室できない機能です。常時2名照合を必要とする設定だけでなく、最初と最後の入室のみ2名照合で、部屋に2名以上いる場合は1名認証で入退室を許可する設定も可能です。

​​3.ほかのシステムと連携できるか確認する

ほかのシステムと連携ができる入退室管理システムもあります。勤怠管理システムと連携するシステムであれば、従業員の正確な労働時間を記録できるので、休日出勤や残業の把握も可能です。

2019年に労働安全衛生法が改正されて、労働時間の適正な把握が義務付けられました。そのために必要な、出退勤打刻による客観的な労働時間の記録に対応しているかを確認しましょう。

また、監視カメラと連携するシステムであれば、侵入者の特定や共連れの防止にも役立ちます。

4.予算に見合うかどうか吟味する

システムの導入から運用に至るまでのコストを綿密に計算しましょう。コストは以下の3種類に分類されます。

• 初期費用：取り付けやサーバー構築にかかる費用
• 運用費用：システムの保守にかかる費用やサーバー利用料
• 原状回復費用：オフィスを移転する際などに撤去して原状回復するための費用

これらの費用が予算に見合う、すなわち費用対効果が高いのであれば導入を進めましょう。その際、サポート体制やメンテナンス頻度についても確認しておくのがおすすめです。

5.各担当業者と打ち合わせをする

​​ここまでのステップを踏んだうえで、自社に適した入退室管理システムを選定します。複数候補がある場合は相見積もりを取って比較検討しましょう。

システムの導入にあたっては、セキュリティベンダーや電気工事業者といった各専門業者とスケジュールなどについて細かく調整する必要があります。

6.ルールを明確にしたうえで運用開始

最初のステップから実際に運用を開始するまでに1〜2ヶ月を要するケースが一般的です。

最終段階での重要なポイントは、運用ルールの明確化です。特に、導入初期はトラブルが起こりやすく混乱を招きかねないので、実運用のまえにルールを制定して従業員に周知しておく必要があります。

イレギュラーな事態や想定外のアクシデントが起きた際はルールを見直し、常に改善を続けながら効率的に運用しましょう。

自社に合う入退室管理システムでセキュリティを強化しよう

オフィスセキュリティの強化には、公共性が高い場所と機密情報を管理する部屋でセキュリティレベルを分けた対策が重要です。そのために有効なのは、入退室管理システムの導入です。

入退室管理システムの導入効果は、部外者の侵入と共連れ対策、施錠管理の効率化などに加え、勤怠管理の強化なども挙げられます。

入退室管理システムを導入するステップとしては、導入場所や機能面以外にほかのシステムとの連携、予算などを考慮する必要があります。導入が決定した際は、ルールを明確にしたうえで運用を開始しましょう。

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Q&A

Q:入退室管理システムとは何ですか？

A:入退室管理システムとは、オフィスや施設において部外者の入室を制限し、いつ・だれが・どこに入室したのかを管理するシステムです。暗証番号の入力やICカード認証・生体認証などを活用して入退室の記録を行い、部外者の不法侵入を防止する仕組みです。

Q:入退室管理システムは、どのような基準で選べばいいのでしょうか？

A:入退室管理システムを選ぶ基準としては、まずセキュリティ強化に役立つ機能や、自社に適した認証方法が挙げられます。

そのほか、コストとのバランスやほかのシステムと連携、サポート体制などもチェックしたうえで、入退室管理システムを選びましょう。